Auxiliar Administrativo


 

INSITUM es una consultora global en innovación estratégica.

Diseñamos soluciones para el crecimiento y la transformación mediante un entendimiento profundo del comportamiento humano.

Desde hace más de 15 años, nos dedicamos a resolver desafíos de innovación para organizaciones líderes en todo el mundo, implementando metodologías ágiles y de design thinking provenientes de las ciencias del comportamiento, la etnografía y la estrategia de negocios.

Insitum Europa está buscando un Auxiliar Administrativo de medio tiempo que se sienta identificado con nuestra misión de hacer del mundo un lugar más centrado en las personas y que agregue valor en un ambiente de trabajo desafiante y ágil.

Como Auxiliar Administrativo, tus principales responsabilidades administrativas serían:

  • Ser el responsable de mantener al día la información sobre facturación y comprobaciones de los proyectos. Controlar y emitir facturas clientes

  • Mantener el contacto con proveedores, recibir y programar facturas de proveedores para pago

  • Actualizar y manejar bases de datos

  • Controlar la documentación a presentar a la gestoría para cierres contables

  • Realizar reportes de gastos de oficina, dar soporte en tareas administrativas de control organizativo de la oficina

Analizar datos tarjeta crédito y registrar en los archivos correspondientes.

Dentro del proceso INSITUM, se espera que el auxiliar administrativo conozca las fases del proyecto de manera que contribuya a la planeación logística del mismo. Esto incluye realizar la facturación, recibir y revisar las comprobaciones que el equipo entrega. Específicamente, se espera lo siguiente acorde a cada etapa de los proyectos que realizamos:

PLANEACIÓN

  • Buscar opciones de proveedores y arreglos de viaje adecuados para la logística de cada proyecto procurando siempre el costo-beneficio óptimo y el apego a las políticas.

  • Elaborar presupuesto adecuado a las necesidades del proyecto y los lineamientos de Finanzas.

  • Programar desembolsos en fechas adecuadas para contar con los recursos en el momento determinado.

DURANTE EL PROYECTO

  • Buscar y cotizar con proveedores de acuerdo a las necesidades del proyecto.

  • Elaboración de contratos y recaudación de firmas de proveedores nuevos.

  • Conseguir transportes de acuerdo con la agenda de interacciones del proyecto y hoteles adecuados para la estancia de los investigadores en plazas foráneas.

  • Entregar oportunamente el dinero (gastos y viáticos) con base en las necesidades del campo (ejemplo: cambio, cantidades exactas de incentivos).

  • Elaborar una hoja de viaje para los integrantes del equipo que lo requieran en donde se resuma la información de viajes, hoteles, proveedores y el dinero (gastos y viáticos) entregado.

  • Supervisar el servicio prestado por los proveedores durante el campo, para garantizar el cumplimiento de las condiciones contratadas.

CIERRE DEL PROYECTO

  • Apoyar a los equipos para el correcto llenado del formato de comprobantes cuando lo requieran.

  • Recibir por parte de los equipos los comprobantes de gastos en el formato designado para tal fin y dar el VoBo a los mismos.

  • Registrar comprobantes en documentos correspondientes.


Estudios:

  • Administración de empresas

  • Contabilidad

  • Economía


Lugar de trabajo: Barcelona, barrio del Born

Horario: jornada medio tiempo, lunes a viernes de 10 a 14hs.

Si crees que tu perfil encaja con esta búsqueda y estás interesado/a en sumarte al equipo INSITUM, por favor envíanos tu CV a: europe@insitum.com.

Por favor pon como referencia “Auxiliar Administrativo” como asunto del mensaje.

Aceptaremos aplicaciones hasta el día 7 de Septiembre.